A gazdasági rendszer

személyeknek es technikai eszközöknek szervezett csoportja, amelyet meghatároz a munkamegosztásban elfoglalt helyzete, képes célok kitűzésére és a célkitűzésekben meghatározott feladatok végrehajtására.

A gazdasági rendszerben végbemenő változássorozatokat folyamatoknak nevezzük, amelyek lehetnek irányítási, fizikai (real) es gazdasági folyamatok.

Irányítási folyamatok: a vezetési hierarchia szintjein megvalósuló tevékenységsorozatok.

1) Fizikai folyamat.: a vállalkozás. alapvető feladatainak végrehajtásával kapcsolatosak (pl. gyártás, eladás).

2) Gazdasági. folyamat.: az irányítási folyamatok célkitűzéseinek figyelembe vétele mellett a fizikai folyamatokra épülnek: megelőzik (megrendelés, termelés-előkészítés), kísérik (raktári bizonylatok), követik (elszámolás, ellenőrzés) a fizikai folyamatokat.

Gazd. foly.ok felosztása pl.: gazdálkodási, kontrolling, számviteli, marketing, egyéb foly.ok.

A gazd. foly.okat vizsgálhatjuk horizontálisan es vertikálisan .

Előbbi az egyenrangú foly.ok, vagy foly. részek összefüggéseire terjed ki,

utóbbi az alá- és fölérendeltségen alapuló kapcs.okat tanulmányozza.

Az információrendszer

Az információ egy adott rendszer szamara – annak működését befolyásoló – új ismereteket nyújtó jelek, jelsorozatok tartalmi jelentése. Az infó-t jelek, jelsorozatok hordozzák, az infó nem azonos a jellel.

Adat: egy adott jel, amennyiben elemi ismeretet hordoz es rögzített állapotban van. Ha nincs rögzítve (mozog, továbbítják), akkor hírnek mondjuk. Az infó új ismeretet jelent, egy korábbi szinthez képest új ismeretet. Az infó mindig meghatározott rendsz. számára jelent új ismeretet. Az infó felhasználásra kerül.

Minden irányított rendsz.ben az info-k szakadatlan áramlása megy végbe, amely kétirányú. Az info-k egyenes irányú haladását csatolásnak, a fordított ír. haladást visszacsatolásnak nevezzük.

Információrendszer: olyan átfogó fogalom, amely egyrészt kiterjed az eseményeket es tényeket rögzítő adatok megszerzésére, rogzitesere, tarolására, feldolgozására, másrészt pedig a feldolg. eredményeként az info-k előallitasara, tovabbitasara es felhasznalasara.

A vezetési információendszer az irányítani kivant gazd. rendsz. célkitűzéseivel, sajátosságaival összhangban kialakított vezetesi-dontesi rendsz. alapja. Hatékony műkodesenek feltétele, hogy megfelelő info-kal rendelkezzen, es megbízható technikai bázisra támaszkodjon.

A vez. inf.rendsz. célja, hogy biztosítsa a dontesekhez es altalaban a vezetői tevékenységhez a szuks. info-kat. A vez. inf.rendszer a gazd. rendsz. inf.rendsz.enek a része.

Feladatai:

- biztosítani a vezetés szamara a megf. tajekozottsagi szintet;

- elegendő info-val ellátni a vez-t a dontesek meghozatalához;

- biztosítani az info-előallitas es –szolgáltatás technikai bázisának hatékony műkodeset;

- biztosítani az inf.rendsz. es a korny. kozotti kapcsolatot;

- megfelelni a rendeletekben, jogszab.okban leirt kovetelmenyeknek;

- megf.ni a szakmai kov.menyeknek.

A hagyományos információrendszer

hibái:

- az info-k tul későn érkeznek, tul részletezettek, tul terjedelmesek, altalaban csak számszerűsíthető adatokat

tartalmaznak;

- a vezetők gyakran egymásnak ellentmondó info-kat kapnak;

- a jövőbeli célokra vonatkozó info-k rendszerint nem kielégítők.

A hatékony info.rendsz. kovetelmenyei:

- teljesség, valódiság, ellenőrizhetőség, gazdaságosság, torv. előírások betartása, szakmai kovetelmeny, adatvedelem, operativitás.

Az info.rendsz.nek az álabbi igényeket kell kielégítenie: a kul. vez. szinteknek megf. reszl.ű info-kat szolg.; szg.es hálózattal támogatott; napraakesz; alkalmas a rendszeres es az eseti infók nyerésére; megbízható, gyors, pontos, rugalmas; a rendsz.ben rovidutas, szabályozott inf.os csatornák vannak; lehetőséget ad a vez.ők szamara a probalgatasokra; gazdaságos es jovőorientalt.

A szervezés

A szervezés olyan alkotó szellemi tevékenység, amely az adott kor ismeretanyagának felhasznalasaval biztosítja a szervezet elé kitűzött célok megvalositasat, kialakítja a céloknak megfelelő folyamatokat es foly. oknak megfelelő szervezeti kereteket. Vegul meghatározza es csoportosítja a feladatok ellatasahoz szukaeges munkaerőket es munkaeszkozoket.

A szervezési munka fejlődése:

műveletszervezés → irodaszervezés, ügyvitelszervezés → folyamatszervezés →rendszerszervezés.

Szervezési munka szükségességének indokai lehetnek:

- tulajdonosváltás;

- új folyamatok kialakulása (pl.. marketing, kontrolling);

- új torvények, kovetelmenyek megjelenése;

- áttekinthetetlen gazd. folyamatok, párhuzamos feldolgozások.

A szervezési munka szakaszai:

- vezetői elhatározás, célkitűzés;

- helyzetfelmerés;

- helyzetfelmerés elemzése, ertekelese;

- szg.es rendsz. megtervezése;

- rendsz.terv bevezetése;

- működő rendsz. Ertekelese, karbantartása.

1) A vezetői elhatározás, célkitűzés

A szervezési munkát a vezetés kezdeményezi. Lehetnek belső vagy külső szervezők, szervezéssel foglalk. Intézmények.

Figyelembe kell venni a felhasználói adottságokat, lehetőségeket, korlátokat, igényeket, célkitűzéseket. Nem jó megoldás a kézi feldolgozás egy az egyben tortenő szg.re vitele. Új szg.es rendszert kell kidolgozni.

A szg.es rendsz.ek kozotti kapcsolat lehet off-line vagy on-line.

Off-line: A kulonboző rendsz.ek (pl. főkönyvi-, penzugyi-, eszk.-, készletrendszer stb.) onalloan, egyedi szg.eken működnek. A rendsz.ek kozottt vagy egyáltalán nincs kapcsolat (nyomtaton keszulnek a tovabbfelhasznalasi célú infók), vagy a megfelelő helyeken (input-output) azonos elvek szerint működnek (floppyk, CD-k teremtik meg a kapcs.ot).

Utóbbi megoldás a jobb, gyorsabb, kevesebb a hibalehetőség.

On-line: közvetlen kapcsolat, a rendsz.ek egy kozos hálózatra vannak kötve es az info-kat a hálózaton keresztül tovabbitjak egymásnak. A kapcs. lehet vezetékes vagy vezetek nelkuli. Lényegesen gyorsabb, mint az of f-line.

Számítógépes feldolgozási típusok:

Kötegelt feldolgozás: az adatbevitel, a feldolgozás es az eredmények kozlese időben elkulonul egymástól. Az adatbev. történhet egyszerre nagy tömegben, vagy folyamatosan.

Párbeszédes (interaktív) üzemmód: a szg. a feldolgozandó feladatot lépesenként kapja meg, amelyek mindegyikére szinte azonnali választ biztosit.

Altalaban a kétféle feldolgozás minden szg.es rendsz.ben megtalálható, csak az egyiknél az előbbi a másiknál az utóbbi van túlsúlyban.

Időosztásos üzemmód: a szg. műkodesi idejét megosztják a felhasználok kozott. Több felhasználó egymástól fuggetlenul kötegelt vagy párbeszédes uzemmodban dolgozik. Vagy hozzáfér az összes rendszer- es felhasználói programhoz, vagy csak a kozos szoftvert veheti igénybe.

A szoftverkiválasztás szempontjai

Saját fejlesztésű: a vállalkozás sajátosságaihoz igazodik; a fejlesztés hosszabb időt vesz igénybe; nincs referencia;

figy.be veszi az egyedi sajátosságokat, gyakran paraméterezhető; ara magas; kevésbe igazodik a hazai es nemz.kozi normákhoz; nem mindig van dokumentáció; alt. hosszú ideig kell a hibákat jav.; szolgáltatás a gar.idő lejártáig; szervizelést külön kel megoldani; más rendsz.kel való kapcs.ot ki kell alakítani.

Vásárolt: általánosít, legtöbbször paraméterezhető; szinte azonnal használható; általában ref.kal rendelkezik; ara nem magasabb, mint a hasonló egyedileg fejl.; jól igazodik a hazai es nemz.kozi normákhoz; dok.kal ellátott; hibamentes, több szinten tesztelt; folyamatos szolgáltatás, tanácsadás; állandó szervizeles; hasonló rendszerek között egyszerűbb az

adatkapcsolatok megteremtése.

Kiválasztási szempontok: modularitás, kezelhetőség, szakmai megfelelőség, elfogadható ár, torvények betartás, referenciák, stb.

 

 

Hálótervezés

Kritikus út módszere: a háló minden tevékenységéhez hozzárendelünk egy időadatot, amely az elvégzéséhez szüks., ezután kiszámítjuk a kritikus utat (leghosszabb út), úgy, hogy meghatározzuk a tev.ek legkorábbi es legkésőbbi kezdési időpontjait. Ahol ez a két ip. megegyezik, ott halad a kritikus út a kezdő eseménytől a záró eseményig.

Ha időadatok is meg vannak adva, az a következő formában lehet: (normál idő: min. idő) / (normál ktg:max. ktg.).

Költségnövekedési együttható: Ke= (max. ktg. – norm. ktg.) / (norm. idő – min. idő),

értéke megmutatja, hogy egységnyi időcsokkenteshez mennyi ktg.novekedes járul. Célszerű minden tev.re kiszámítani, mert az időadatok csökkentese gyakran több kritikus utat is ered menyezhet. Időt csökkenteni csak a kr. úton érdemes. Ott kell csökkenteni, ahol a legkisebb kötség növekedéssel jár.

2) A helyzetfelmérés

A szervezetek ügyvitele, feldolgozási rendszere eltérő, sok helyen lassú, áttekinthetetlen, korszerűtlen.

Hibák lehetnek:

- Nincs a szerv.re es a műk.re vonatkozó egyértelmű, szabályzatszerű leirat.

- A szervezeti felépítés áttekinthetetlen vagy ki sincs alakítva (főkent kisváll.). Ebből következően a tevékenységi körök sűrűn változnak, nincs munkakori leírás.

- A vez. szintekkel nincs aranyban az info-k tömege es minősége, ebből következően a döntések meghozatala nem a megfelelő szinten történik.

- Felesleges, párhuzamos tev.ek vannak (pl. egy iratot több helyen is iktatnak, dolgoznak fel, tarolnak).

- A rendsz.ek, foly.ok, tev.ek működése, kapcsolata nem dokumentált, nincs megfelelő ügyviteli szab.zat, ügyrend, biz. lati szab.zat. - Sok a papírmunka (függetlenül a szgépi vagy kézi feldolg.tól), a szgépek a papírtablók tömeget nyomtatják ki, az infóáramlásnak nincs szervezett rendje. A sz.gépre a kézi feldolg. került át, elsősorban csak dok.ok előállítására használják.

- Lassú az info-k áramlása, akadozik a megfelelő kommunikáció.

A tényleges helyzet felmerésének módszerei:

1) a dokumentumok vizsgálata;

2) a kérdőíves (írásbeli) felmérés;

3) a személyes (szóbeli) megkérdezés.

A dokumentumok vizsgálata

A legfontosabb dokumentumok:

(SZMSZ) Szervezeti és működési szabályzat: tartalmazza a vall. jell. alapadatait (elnevezés, székhely, tev. kor, teleph.ek, adószám, stb.), szervezeti felépítését, az irányítás rendszerét, a hatásköröket, felelősségi köröket, a döntési rendszert, a szervezeti felép. szerinti feladatokat, a működés folyamatait, technikáját, a működés rendjét.

Számlarend, számlatükör: a sz.viteli elszámolások rendszere, a besz. összeáll. lépései és szabályai, szla.tükör.

Iratkezelési szabályzat: meghatározza az iratkezelés rendjét es szervezetet (centralizált, decentr.), a beérk. iratok kezelését, az iktatás rendjét, a kimenő iratok kezelését, az iratok nyilvántartását, az ügyintézés feladatait, az iratok selejtezését, irattározását, a szig. szám.ú iratok, a minősített iratok kezelését.

Bizonylati szabályzat: a biz. egyúttal irat is, így vonatkozik rá az előző szabályzat. Viszont sok váll.-nal csak biz. szabályzat van, ha egyáltalán van. Bizonylati Album is tartozik hozzá, amely a váll. által kezelt biz.latok gyűjteménye a hozzátartozó biz.lati utakkal együtt.

Egyéb szabályzatok, levelezések: kulonboző szakteruletekhez kapcsolodo előirasok, pl. selejtezesi-, leltarozasi-, omktg.szamitasi-, eszkozgazdalkodasi- stb szabalyzatok. Fontos info-t jelenthetnek a belső feljegyzesek, hivatalos levelezések, pl. a szab.zatok készítése kozotti időszakokban tartalmazhatnak kiegesziteseket, igy biztositva a szab.zatok

naprakeszseget.

Munkaköri leírások: reszletezik személyekre lebontva a feladatellatast (kinek milyen tev.-t kell elvegeznie).

Bizonylatok, kódszámrendszerek, nyilvántartások, kimutatások: tartalmazzak a feldolgozasi rendszer altal felhasznalt adatokat, kialakitott kodszamokat (gepi feld.asnal), a nyilvantartasi rendszereket, az előallitott info-kat.

Számítógépes rendszerek dokumentációi: a vállalkozás korábbi számítógépes rendszereinek dokumentációi.

A kérdőíves felmérés

Akkor alkalmazzuk, ha viszonylag keves idő all rendelkezesre, de sok embert kell megkerdezni.

3 típus:

1) nyílt (a szervező a kérdeseket megfogalmazza, a válaszadásnak üres helyet hagy),

2) zárt (a válaszok is fel vannak sorolva, amelyek közül választani kell),

3) vegyes (a nyílt es a zárt ötvözete). A sz.viteli, ugyviteli feldolgozasoknal leggyakrabban nyílt kerdőivet használunk.

A személyes megkérdezés (interjú)

A szemelyes kapcsolatok felvetele nagyon fontos a szervezői szakmaban is. Dontő szerepet jatszik a jo felhasznaloiszervezői kapcsolat kialakitasaban a szervező egyeni magatartasa, megjelenese, beszedkeszsege, szakmai tudasa.

Hatrany lehet: az erőfeszitesek ellenere nem alakul ki nyilt, baratsagos legkor, a lenyegre torő kerdesek akadozo megfogalmazasa.

3) A helyzetfelmérés elemzése, értékelése

Az elemzes a helyzetfelmeres soran szerzett info-k abrazolasa, rogzitese, ertekelese, amelynek alapjan ramutathatunk a hianyossagokra, a parhuzamos munkavegzesre, az adataramlas hosszusagara es minden olyan problémára, amely miatt a valtoztatas igenye felmerult.

Az elemzéshez használható